A sessão de esclarecimento sobre o Acordo-Quadro para a Prestação de Serviços de Arquivo e de Armazenamento de Bens decorreu no dia 17 de outubro, nas instalações da SPMS onde estiveram presentes cerca de 40 participantes.

Para além da SPMS, a sessão contou com a presença de diversas entidades de saúde, unidades hospitalares e a Secretaria-Geral do Ministério da Saúde, com o objetivo de prestar todos os esclarecimentos necessários de forma a impulsionar as compras públicas ao abrigo deste acordo-quadro.

Durante a sessão, a SPMS clarificou as várias categorias que compõem o acordo-quadro:

• Na Categoria I, referente à Consultoria em Gestão da Informação para Avaliação, seleção e Eliminação na Área de Arquivo; foi assinalado que está prevista a possibilidade de ser contratualizado um serviço de consultoria que efetue um diagnóstico à informação que necessita de ser tratada, o número de recursos necessários, os custos associados e o tempo necessário para tratamento da mesma;
• A Categoria II, que trata da consultoria em Gestão da Informação para Definição de Processos de Circuitos Informacionais na área de Arquivo; indica que, caso a entidade pretenda obter uma proposta de tratamento arquivístico, com o objetivo de apoiar projetos de desmaterialização dos circuitos informacionais, o serviço de consultoria permite a definição destes processos;
• Na Categoria III, referente à Avaliação, Seleção e Eliminação de Informação/Documentação; o levantamento da informação é de extrema importância caso a entidade adquirente pretenda lançar um procedimento ao abrigo desta categoria, com o propósito de indicar a duração da prestação de serviços, tendo em conta o volume de informação que necessita de ser tratado;
• A Categoria IV, referente à Custódia Externa; implica a avaliação constante da informação que é produzida pelas entidades de saúde, no sentido de ser arquivada informação que já se encontra avaliada e tratada;   
• A Categoria VI, diz respeito ao Armazenamento de Bens, a longo ou curto prazo, sendo que os prestadores de serviços efetuam o acondicionamento adequado de acordo com os bens que irão ser transportados e armazenados.

Como a informação na área da Saúde é um bem comum, é de extrema importância que os procedimentos desenvolvidos ao abrigo destas categorias, sejam acompanhadas e monitorizadas por uma equipa interna da própria entidade adquirente e que sejam definidos níveis de serviço ou penalizações, para a correta execução do serviço.

Todas as especificações estipuladas no Caderno de Encargos têm por objetivo promover uma Gestão Integrada da Informação que contribua para a qualidade da Informação de Saúde, o rigor no acesso e a Preservação da Memória Institucional.

O acordo-quadro para a Prestação de Serviços de Arquivo e de Armazenamento de Bens, que entrou em vigor a 11 de junho, pretende definir estratégias e estabelecer as cláusulas técnicas para a prestação de serviços de arquivo e de armazenamento de bens, no sentido de disponibilizar instrumentos simplificadores de compras aos Serviços e Organismos do Ministério da Saúde.

A SPMS estabelece os Acordos-Quadro contribuindo para a redução de despesa na Saúde e proporcionar serviços e bens economicamente mais vantajosos, o que se traduz numa maior eficiência operacional e em ganhos significativos, para as instituições e para a sociedade.